Caso de éxito Cohmedic en México con Kantan Software
En el competitivo sector médico, donde la calidad, la trazabilidad y la eficiencia operativa resultan esenciales, la tecnología se ha convertido en un pilar para garantizar la excelencia. Este es el caso de Cohmedic, una empresa mexicana dedicada a la fabricación y distribución de productos médicos, cosméticos e higiénicos para mascotas, que ha encontrado en Kantan Software la herramienta ideal para fortalecer su sistema de gestión, optimizar sus procesos y avanzar hacia un modelo de digitalización integral.
La historia de Cohmedic con Kantan refleja cómo una organización con visión de futuro puede transformar sus operaciones mediante la innovación tecnológica, integrando soluciones que potencian la calidad y aseguran la mejora continua.
Cohmedic: innovación y compromiso con la calidad
Desde su sede en Guadalajara, Cohmedic ha construido una trayectoria sólida como fabricante y distribuidor de productos enfocados en el bienestar y la salud. Su compromiso con la excelencia la ha llevado a consolidarse en distintos sectores, manteniendo siempre un enfoque centrado en la calidad, la responsabilidad y la mejora constante.
Sin embargo, con el crecimiento sostenido de la compañía surgieron nuevos desafíos. La gestión documental, que antes se realizaba mediante una nube compartida, presentaba limitaciones y riesgos, especialmente en lo relacionado con el control de versiones y la eliminación no intencionada de documentos. Esto motivó al equipo directivo a buscar una herramienta más robusta, segura y adaptada a las necesidades de su sistema de gestión.
La respuesta llegó con Kantan Software, una plataforma desarrollada para integrar todos los procesos de una organización bajo un entorno digital centralizado, intuitivo y alineado con las normas internacionales de gestión.
La implementación: de la nube a la gestión inteligente en Cohmedic
El proceso de implementación de Kantan en Cohmedic comenzó en noviembre, con la creación de usuarios, la asignación de roles y la definición de permisos según las funciones de cada área. Desde el principio, la empresa trabajó de la mano del equipo de consultores de Kantan para garantizar una transición fluida, orientada a resultados y al cumplimiento normativo.
Una de las primeras aplicaciones que Cohmedic incorporó fue el módulo de contexto organizacional y mapa de procesos. Esta herramienta permitió a la compañía visualizar de forma interactiva el funcionamiento integral de sus procesos, identificando entradas, salidas, indicadores y relaciones entre departamentos. Gracias a ello, los auditores y responsables de calidad pueden acceder a la información de manera más dinámica, favoreciendo la trazabilidad y el cumplimiento de los requisitos establecidos por las normas ISO.
Asimismo, la plataforma facilitó la gestión de partes interesadas, necesidades y expectativas, un elemento clave para identificar riesgos, establecer planes de acción y evidenciar el seguimiento de cada actividad mediante la carga de documentos y evidencias dentro del sistema.
Un aspecto que el equipo de Cohmedic valoró especialmente fue la opción de marcar las copias descargadas como “no controladas”, lo que evita que se utilicen versiones obsoletas durante auditorías o actividades operativas.
Liderazgo y estructura organizacional digitalizada
Otro de los grandes avances que trajo la implementación de Kantan fue la gestión digital del liderazgo y la estructura organizativa. Cohmedic pudo integrar la información de sus colaboradores, cargos, responsabilidades y funciones, centralizando todo en un entorno digital accesible y actualizado.
Antes, estos registros se mantenían en documentos dispersos o formatos manuales; hoy, el área de recursos humanos puede crear, actualizar y asignar funciones directamente desde la plataforma, asegurando coherencia y control. Esta evolución no solo redujo los tiempos de gestión, sino que también fortaleció la transparencia y la disponibilidad de la información, aspectos esenciales para un sistema de gestión de calidad eficiente.
Control documental: el corazón del sistema
El control documental ha sido uno de los pilares de la transformación digital de Cohmedic. La plataforma Kantan Software permitió establecer permisos personalizados, automatizar los flujos de revisión y aprobación de documentos, y garantizar que solo los usuarios autorizados puedan modificar o eliminar información.
Cada documento pasa por las fases de elaboración, revisión, aprobación y publicación, con notificaciones automáticas que informan a los responsables de sus tareas pendientes. Por tanto, esta funcionalidad ha permitido agilizar los tiempos de actualización, mejorar la trazabilidad y reducir los errores humanos.
Además, el sistema incluye herramientas complementarias como la lista de distribución, que notifica de forma masiva a los usuarios sobre nuevas versiones o documentos actualizados, asegurando que todo el personal trabaje siempre con la información más reciente.
Un aspecto que el equipo de Cohmedic valoró especialmente fue la opción de marcar las copias descargadas como “no controladas”, lo que evita que se utilicen versiones obsoletas durante auditorías o actividades operativas. Este nivel de control, combinado con la automatización del proceso de obsolescencia documental, ha permitido reforzar la integridad y fiabilidad del sistema.
Para conocer la experiencia completa de Cohmedic con Kantan Software, puedes ver la entrevista completa disponible en nuestro canal de YouTube.
Más allá de la documentación: innovación en procesos
Aunque la digitalización documental fue el punto de partida, Cohmedic amplió progresivamente el uso de Kantan a otros ámbitos clave. La empresa ya implementa módulos como gestión de quejas (PQRS), indicadores de desempeño, y se prepara para incorporar herramientas de auditorías internas, gestión de riesgos, calibración de equipos y control de capacitaciones.
Uno de los logros más destacados ha sido la mejora en el seguimiento de indicadores. La plataforma permite configurar métricas personalizadas, establecer fórmulas automáticas y visualizar resultados mediante gráficos dinámicos, lo que facilita el monitoreo del desempeño de cada proceso y su cumplimiento frente a las metas establecidas.
Durante la última auditoría interna, realizada en julio, los resultados confirmaron el éxito de la implementación. Los auditores destacaron la facilidad de uso, la intuitividad y la capacidad de trazabilidad del sistema, reconociendo que los líderes de proceso podían consultar, defender y evidenciar los requisitos directamente desde la plataforma.
Una plataforma intuitiva que impulsa la excelencia
Para el equipo de Cohmedic, uno de los aspectos más valorados de Kantan Software es su diseño intuitivo y adaptable. Los usuarios destacan que la plataforma “te guía paso a paso”, facilitando la ejecución de tareas y la comprensión de cada módulo, incluso para quienes no tienen experiencia previa con sistemas de gestión digital.
El acompañamiento continuo de los consultores de Kantan ha sido clave para asegurar una adopción exitosa. Gracias a la capacitación previa de todos los líderes de proceso, la empresa logró integrar la tecnología en su cultura de trabajo, impulsando la eficiencia, la colaboración y la innovación continua.
Digitalización con propósito con Cohmedic
La experiencia de Cohmedic con Kantan Software demuestra cómo la tecnología puede convertirse en un motor de transformación sostenible. La empresa no solo ha modernizado su sistema de gestión, sino que ha fortalecido su estructura organizativa, mejorado la trazabilidad de la información y reforzado la confianza en sus procesos.
Hoy, Cohmedic avanza hacia un modelo de excelencia basado en datos, innovación y mejora continua, con una visión clara: consolidarse como una organización moderna, ágil y comprometida con la calidad en todos sus niveles.
Kantan Software forma parte del ESG Innova Group, un ecosistema global de soluciones que impulsa la sostenibilidad, la excelencia operativa y la transformación digital de las organizaciones en América Latina y el mundo.
