Coopidrogas

Caso de éxito en Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Automatización de los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en el sector farmacéutico:

Con más de cuatro décadas de trayectoria, Coopidrogas se ha consolidado como la cooperativa líder en la distribución de medicamentos y productos de consumo masivo en Colombia. Su modelo solidario, enfocado en fortalecer a los droguistas independientes, ha sido clave para garantizar el acceso a la salud en miles de comunidades del país. Actualmente, la organización opera desde seis sedes estratégicas —Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla, Bucaramanga y Pereira— y cuenta con un equipo humano de más de 1.200 colaboradores comprometidos con los valores de integridad, equidad y responsabilidad social.

Su apuesta por la eficiencia operativa, la sostenibilidad y la innovación tecnológica ha sido constante. A lo largo de los años, Coopidrogas ha avanzado en la transformación digital de sus procesos, integrando soluciones que le permiten fortalecer áreas clave como la salud ocupacional, la gestión de contratistas o el control presupuestal. En este camino hacia una gestión más moderna y eficiente, ha contado con aliados estratégicos como ESG Innova, con quienes inició una colaboración en 2018 para profesionalizar la gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo a nivel nacional.

Hoy, Coopidrogas es mucho más que una distribuidora: es un referente en economía solidaria, un motor de desarrollo para el canal farmacéutico independiente y un ejemplo de cómo la transformación organizacional puede ir de la mano del compromiso social. Su historia es testimonio del poder de la cooperación y de la visión a largo plazo para construir una salud más accesible, segura y sostenible para todos los colombianos.

Problemas que impulsaron a Coopidrogas a decidirse por la automatización de sus Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo con una plataforma tecnológica:

• Gestión manual y desarticulada entre sedes: antes de la automatización, el sistema se manejaba con herramientas físicas o dispersas, dificultando la coordinación entre las seis sedes de la cooperativa.
• Falta de centralización de la información: la información crítica relacionada con la SST no se encontraba unificada, lo que impedía una visión global para la toma de decisiones desde la sede central.
• Seguimiento ineficaz de casos médicos y restricciones laborales: no existía un control detallado ni en tiempo real de los colaboradores con restricciones o recomendaciones médicas, lo que afectaba la prevención y el bienestar laboral.
• Dificultades en el control de exámenes médicos ocupacionales: el proceso de programación, seguimiento y documentación de los exámenes era complejo y propenso a errores sin una plataforma integrada.
• Limitado acceso a historiales médicos de trabajadores: la ausencia de registros digitalizados dificultaba el acceso oportuno a la información médica de cada colaborador.
• Falta de trazabilidad en procesos preventivos: sin una solución tecnológica, resultaba complejo verificar el cumplimiento de acciones preventivas y su seguimiento en el tiempo.
• Ausencia de indicadores claros para la gestión operativa: la planificación y evaluación de los programas de SST carecían de datos consolidados y visuales que permitieran medir avances y resultados.
• Control deficiente de equipos de emergencia y formación del personal: no se podía verificar de forma efectiva el estado de los equipos ni garantizar que el personal contara con las certificaciones necesarias, como operadores de montacargas o trabajos en alturas.
• Gestión presupuestal poco eficiente y con bajo control financiero: el control del presupuesto en SST no estaba automatizado, lo que generaba demoras y falta de visibilidad sobre la ejecución de recursos.
• Procesos de verificación de contratistas sin estandarización ni trazabilidad: la evaluación y control del cumplimiento en seguridad por parte de los contratistas era informal o poco sistematizada, con riesgos para la organización.

Soluciones que ha aportado ESG Innova

• El software de ESG Innova es una plataforma integral con la que Coopidrogas gestiona de manera eficiente sus Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en todas sus áreas de operación. La plataforma centraliza los documentos y formatos en una plataforma en línea, eliminando el uso de papel, reduciendo riesgos de pérdida o daño físico.
• Gracias a la trazabilidad de la información y el acceso en tiempo real de ESG Innova, Coopidrogas cuenta con registro seguro de información con posibilidad de recuperar datos históricos y acceso multiusuario desde diferentes ubicaciones, facilitando la colaboración.
• Mediante la automatización de procesos y digitalización, Coopidrogas cuenta con el monitoreo constante de trabajadores con restricciones o recomendaciones médicas, facilitando el control personalizado de cada situación.
• ESG Innova ofrece a Coopidrogas la automatización del ciclo de exámenes médicos ocupacionales, desde la programación hasta el seguimiento, la plataforma permite una trazabilidad completa, fortaleciendo el enfoque preventivo y el cumplimiento normativo.
• Con la seguridad y respaldo de la información proporcionada por ESG Innova, los responsables de Coopidrogas pueden consultar de forma inmediata la historia médica ocupacional de cualquier trabajador, lo que mejora la toma de decisiones y reduce los riesgos.
• La plataforma garantiza la visualización de indicadores clave que permiten planificar, medir y mejorar continuamente los programas de SST en la organización.
• ESG Innova facilita a Coopidrogas el control del estado y mantenimiento de equipos de emergencia con la incorporación de herramientas para verificar el estado de extintores, botiquines, equipos de protección y otros recursos críticos en tiempo real.
• ESG Innova proporciona un sistema que valida si el personal que opera montacargas o trabaja en alturas cuenta con formación vigente antes de asumir sus funciones.
• Con la plataforma, Coopidrogas puede registrar, monitorear y analizar la ejecución presupuestaria de su sistema de seguridad, optimizando los recursos asignados.
• El módulo de gestión de contratistas permite verificar el cumplimiento de requisitos SST de forma estructurada, con trazabilidad y documentación de respaldo, mediante una evaluación digital.
• La administración autónoma y escalable de la plataforma ESG a través de un usuario administrador permite a Coopidrogas adaptar la herramienta, configurar módulos y gestionar permisos según sus necesidades cambiantes.

Mejoras que se han alcanzado gracias a la Automatización de los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo:

• Mayor control y trazabilidad de los procesos a nivel nacional: la gestión manual fragmentada dio paso a un sistema integrado que permite seguimiento preciso de todas las actividades y decisiones relacionadas con la SST.
• Reducción del riesgo operativo mediante planificación más eficaz: gracias a los indicadores y módulos automatizados, Coopidrogas puede anticiparse a los riesgos y planificar con base en datos reales y actualizados.
• Decisiones ágiles y basadas en información en tiempo real: la digitalización ha eliminado la dependencia de registros físicos, lo que permite a los equipos tomar decisiones inmediatas ante situaciones críticas o preventivas.
• Fortalecimiento de la salud y el bienestar de los trabajadores: el seguimiento individualizado de recomendaciones médicas y casos de salud contribuye a mejorar el estado general de los colaboradores.
• Cumplimiento normativo continuo y verificado: la automatización ha facilitado el cumplimiento de las exigencias legales en Seguridad y Salud en el Trabajo, con evidencia documental sistematizada para auditorías y reportes.
• Optimización en la gestión de contratistas: ahora se garantiza que todos los proveedores cumplan con los requisitos de seguridad desde el inicio, elevando los estándares de selección y colaboración.
• Mejor control del presupuesto de SST: Coopidrogas gestiona sus recursos financieros con mayor eficiencia, evitando desviaciones y justificando inversiones con datos concretos.
• Verificación automática de competencias operativas: la plataforma ESG asegura que solo el personal capacitado y certificado pueda desempeñar funciones críticas como operación de montacargas o trabajo en altura.
• Aumento de la autonomía y capacidad de adaptación del sistema: Coopidrogas administra la plataforma internamente, lo que le permite ajustarla a cambios normativos, estructurales o estratégicos sin depender de terceros.
• Elevación del nivel de madurez del sistema de gestión: el SG-SST se ha transformado en una herramienta estratégica que cumple e impulsa la mejora continua, la eficiencia operativa y la cultura preventiva en toda la organización.