Nuevo caso de éxito de Kantan Software: Universidad Católica de Córdoba
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad Católica de Córdoba (UCC), certificado en ISO 9001 desde 2016, ha dejado atrás las planillas de cálculo y los procesadores de texto para gestionar su sistema de calidad con Kantan Software. Marcela Verde, coordinadora del proceso de Gestión de Calidad, cuenta cómo ha cambiado el trabajo del área.
Una universidad pionera en Argentina: Universidad Católica de Córdoba
La Universidad Católica de Córdoba fue fundada en 1956 por la Compañía de Jesús y fue la primera universidad privada de Argentina. Hoy reúne a más de 1.000 docentes y más de 12.000 estudiantes, ofrece titulaciones de grado y posgrado e impulsa la investigación científica. Cuenta además con una Clínica Universitaria, un Hospital Veterinario y campos experimentales de agricultura y ganadería.
El Sistema de Bibliotecas, un área certificada en la Universidad Católica de Córdoba
La UCC tiene sede en Córdoba Capital y en Río Cuarto, cada una con su biblioteca. Las dos forman el Sistema de Bibliotecas, cuya misión es dar acceso a recursos y servicios de información a toda la comunidad educativa de la universidad. Es una de las dos áreas de la UCC con un sistema de gestión de calidad certificado según ISO 9001, y es la que trabaja con Kantan.
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad Católica de Córdoba (UCC), certificado en ISO 9001 desde 2016, ha dejado atrás las planillas de cálculo y los procesadores de texto para gestionar su sistema de calidad con Kantan Software.
El punto de partida: diez años con planillas y formularios
Herramientas a mano, pero poco fiables
El área obtuvo la certificación ISO 9001 en 2016. Desde entonces gestionó su sistema con lo que tenía disponible: procesadores de texto, planillas de cálculo, formularios en línea y carpetas en Google Drive. «Esa gestión era bastante engorrosa, poco ágil e insegura», reconoce Verde. Además, en muchos casos la vinculación correcta de los documentos dependía de la memoria de una persona.
Un reto doble
El equipo se marcó dos objetivos. El primero, conseguir una gestión documental más eficiente, simple y segura. El segundo, dar seguimiento a sus proyectos y planes con un software que reuniera las líneas de cada proyecto, desglosara sus actividades y asignara responsables y tareas.
La solución: Gestor Documental y Control Operacional
Todo el ciclo de vida de los documentos en un mismo lugar
Con el Gestor Documental de Kantan, el Sistema de Bibliotecas emite, revisa, versiona y consulta los procedimientos e instructivos de todo el sistema. El Control Operacional le sirve para gestionar y seguir sus proyectos. Ahora lo está configurando con el plan estratégico del área y prevé sumar otros proyectos y planes más adelante.
Una herramienta que explica el porqué de cada tarea
Verde valora especialmente el enfoque de la herramienta. «Valoro mucho que Kantan esté enfocado al cumplimiento de los requisitos según cada punto de la norma. Esto brinda una claridad conceptual muy importante a todos los involucrados en el SGC y les permite conectar cada actividad con el porqué de realizarla», explica. También destaca que es intuitiva y que todas las aplicaciones siguen la misma lógica.
Primeros resultados
La implantación sigue en marcha, pero el cambio ya se nota. «La gestión de los proyectos y su seguimiento ha sido mucho más ágil, eficiente y segura, y hemos logrado una optimización en los tiempos en todo lo que es la gestión documental», resume la coordinadora. El acceso a los documentos es más seguro, publicar nuevas versiones es más sencillo y la carga administrativa ha bajado.
Un acompañamiento adaptado al área para Universidad Católica de Córdoba
Verde destaca también el trabajo de la persona que guía la implantación: su disposición para explicar cada aspecto tantas veces como haga falta y para adaptar los flujos de trabajo a lo que necesita el Sistema de Bibliotecas.
Menos burocracia en la gestión de calidad de Universidad Católica de Córdoba
Verde recomienda Kantan a organizaciones de cualquier sector, y lo argumenta con una idea que comparten muchos responsables de calidad: «Su facilidad de aplicación y de uso desmitifica la burocratización que se le suele asignar a los sistemas de gestión de calidad».
Descubre el caso de éxito completo de la Universidad Católica de Córdoba y su testimonio en vídeo.